リモートワークとは？｜テレワークとの違いや導入のポイントについて解説

感染対策の一環として、リモートワークを導入する企業が増えています。しかし、リモートワークを導入したいけど方法がわからないという企業も多いのではないでしょうか。

この記事では、リモートワークの概要や導入方法、リモートワークと似た意味の「テレワーク」について解説します。リモートワーク導入を検討している企業は必見です。

リモートワークとテレワークの違いとは

最初に、リモートワークとテレワークの違いについて解説します。同じニュアンスで使われることの多いリモートワークとテレワークですが、それぞれの意味についておさらいしておきましょう。

テレワークには明確な定義がある

テレワークには、明確な定義があることをご存知でしょうか。内閣府男女共同参画局が発表した 「テレワークの定義等について」によると、テレワークとは「ICTを活用し、場所や時間を有効に活用できる柔軟な働き方のこと」とされています。

つまり、企業オフィスにかかわらずいつでもどこでも業務に従事できる労働体系であれば、自宅やカフェ、シェアオフィスなどで働くことはテレワークの1種と言えるのです。そんなテレワークには、「在宅型テレワーク」「サテライト型テレワーク」「モバイル型テレワーク」という3つの種類があります。

在宅型テレワーク

在宅型テレワークとは、その名の通り自宅でテレワークを行うことです。一般的にテレワークと聞いて、多くの方がイメージする働き方は、この在宅型テレワークではないでしょうか。

在宅型テレワークには通勤時間がゼロになるメリットがある一方、プライベートと仕事の区別が難しくなりがちなデメリットがあります。

サテライト型テレワーク

サテライト型テレワークは、シェアオフィスやコワーキングスペースなど、複数の企業や個人が共用する場所で働くテレワークです。

サテライト型テレワークには社外の人材との交流を行いやすいメリットがあります。一方、情報漏洩のリスクについては常に意識しておかねばなりません。席を離れる時のPCの取り扱い方法など、社員一人ひとりのセキュリティ対策が求められます。

モバイル型テレワーク

モバイル型テレワークは、カフェや図書館、顧客先や外回り先など、場所を問わずに働くリモートワークです。出張先のホテルで働くことも、モバイル型テレワークの1種であると言えます。

モバイル型テレワークは柔軟な働き方が可能になる一方、社員一人ひとりの管理が難しい側面もあります。

リモートワークとテレワークには大きな違いがない

リモートワークは、「Remote（距離的に離れて）」と「Work（働く）」を合わせた造語です。一方、テレワークは「Tele（遠距離を意味する接頭辞）」と「Work（働く）」を合わせた造語なので、両者に明確な違いはありません。

この記事では、企業の本社・支社など従来型のオフィスで働くことを「リモートワーク」として解説します。

リモートワークを導入するメリットとは

リモートワークを導入することは、企業にも従業員にもそれぞれメリットがあります。ここからは、リモートワークの代表的なメリットを3つご紹介します。

コスト削減

企業にとって、リモートワークの導入はコスト削減につながります。

まず、スタッフが通勤することがなくなるので、交通費の支給が不要です。遠方から通勤している社員が多ければ多いほど、コスト削減効果は大きくなります。

また、出社して働く社員が少なくなれば、広いオフィスは不要です。そのため、少し小さめのオフィスに移転したり、本社機能をレンタルオフィスやシェアオフィスに移したりすることで、毎月の固定費を抑えられます。移転先がシェアオフィスであれば什器やWi-Fi環境も完備されているので、ランニングコスト削減効果はさらに大きくなります。

業務の効率化

リモートワークの導入は、業務の効率化にもつながります。

例えば、リモートワークを導入する場合、アナログな連絡方法からデジタルな連絡方法への移行が必須です。これまで口頭や紙ベースでコミュニケーションしていた業務も、チャットツールやPDFなど電子的なやりとりに変わるでしょう。そうすることで情報の散逸化が防がれるとともに、社員同士のやりとりの履歴が残り、マネジメントもしやすくなります。

また、会議や打ち合わせなどはオンラインミーティングツールで行われるようになり、要点のみを話し合う傾向が強くなります。そのため、社員が本来の業務に使える時間が長くなり、生産性が向上する効果も期待できるでしょう。

ワークライフバランスの改善

社員側の大きなメリットとして、リモートワーク導入によりワークライフバランスの改善が期待できます。リモートワークでは通勤が不要なため、プライベートな時間が増えるためです。

長時間の通勤は疲労にもつながるため、通勤がなくなれば今まで以上に身体がラクになるといったメリットもあります。

テレワーク・リモートワーク導入のポイントについて解説

リモートワークの導入には多くのメリットがあります。しかし、適切に導入しないと、後々のトラブルにつながる可能性の高いポイントも多いです。

ここからは、企業側が確認するべきリモートワーク導入時のポイントについて解説します。また、リモートワーク（テレワーク）に最適な環境については、「テレワークが捗る環境とは？」という記事で詳しくご紹介しているので、合わせてご覧ください。

セキュリティ対策

リモートワークを導入する際は、セキュリティ対策について考える必要があります。これまではオフィス内で気軽に扱っていた情報も、リモートワーク時には細心の注意を払って取り扱わないと情報漏洩につながるリスクがあるためです。

どのような情報が秘密にあたるのかや、USBメモリやスマートフォンなど可搬記憶媒体（リムーバブルメディア）の取扱方法など、セキュリティについての教育を必ず行うようにしましょう。

また、一般的なセキュリティ意識として、むやみにフリーWi-Fiに接続しないことや、プライベート用スマートフォンで業務をしないことなども改めて周知しておくと安心です。

個人宅でのセキュリティに不安がある場合は、セキュリティ対策がしっかりしたシェアオフィスを活用すると良いでしょう。

業務に必要な適切なIOT機器 

リモートワークの導入時には、それぞれの社員が働く場所に適切な機器が用意されていることを確認しなければなりません。

まず、安全なネットワーク環境が用意されているかがポイントです。また、社外のネットワークから社内システムにアクセスできる環境も用意しましょう。

加えて、業務に使うPCやスマートフォンなどのデバイスも支給します。個人所有のデバイスから業務用データにアクセスできない仕組みも必要でしょう。

経理部門や総務部門など、紙媒体に触れる可能性があるスタッフには、スキャナーの支給も検討してください。コンビニのマルチコピー機を使用すると情報漏洩のリスクが高いためです。

一方、リモートワークにシェアオフィスを利用する場合は、PCやスマートフォンなどの電子デバイス以外の什器は完備されています。適切な機器を各個人分用意することが難しい場合は、シェアオフィスの利用も検討すると良いでしょう。

勤怠管理システムやワークフローシステムの導入

勤怠管理システムやワークフローシステムも、リモートワーク導入時に検討するべきポイントです。

今まではタイムカードで打刻していた場合などは、PC上で打刻できる勤怠管理システムへ移行する必要があります。GPSと連携して打刻位置を把握できるシステムもあるので、モバイル型テレワークの導入時には検討してみてください。

在宅型テレワークの場合は、勤務時間を正確に記録するよう社員に徹底することが重要です。勤務時間を正確に把握していないと、労働基準監督署から指導される可能性もあります。業務開始時と終了時には確実に打刻するとともに、PCの起動時間などから業務時間を正確に把握できる仕組みを構築することが望ましいです。

勤怠管理と並行して、「有給などの勤怠関係の申請」から「経費精算など経理関係の申請」までを管理できるワークフローシステムの導入も必要です。今まではハンコで承認を確認していた場合も、リモートワーク導入後はハンコは使えません。申請者と承認者が明確になり、承認履歴が残るワークフローシステムを検討することがおすすめです。

勤怠管理システムもワークフローシステムも、リモートワークに特化したクラウド型サービスが多く存在します。リモートワークの導入を考え始めたら、それらのサービスを比較してみましょう。

コミュニケーション促進ツールの活用

リモートワーク導入後には、コミュニケーションを促進するツールを活用することもおすすめです。

リモートワークでは通常業務においての意思疎通は、ほとんどがテキストベースになります。メールでのやりとりだと情報が散逸し、業務が属人化してしまう可能性が高いので、リモートワーク向けのビジネスチャットツールを導入しましょう。

また、リモートワークが本格稼働すると、これまでオフィスで毎日顔を合わせてた同僚や上司、他部署のスタッフとの接点がほとんどなくなります。そうすると、会社への帰属意識や仲間との連帯感を感じられなくなり、モチベーションが下がってしまう従業員もいるかもしれません。そのような事態を防ぐために、オンラインミーティングツールを使って1on1を実施したり、複数のスタッフが仮想空間で集まれるバーチャルオフィスツールを取り入れたりする企業も多いです。

シェアオフィスでのリモートワークであれば、部署単位や在住地単位で同じ企業のスタッフが同じ空間で働けます。在宅型テレワークだとコミュニケーション不足が心配という場合は、シェアオフィスを上手に活用してみましょう。

業務に必要なスペースの確保

最後に、業務に必要なスペースがきちんと確保できているかも重要なポイントです。

特に在宅型テレワークの場合、家族の空間と仕事の空間の境界がなく、業務に支障をきたす可能性もあります。また、社員一人ひとりがコワーキングスペースを借りる場合、適切な環境で働けているか管理しづらい側面もあります。

リモートワーク場所への過干渉は社員のモチベーションを下げる可能性もありますが、業務に必要なスペースを確保できているかは必ず確認しましょう。

リモートワークにシェアオフィスを活用する場合は、オフィスを内見する際に労働環境を確認できます。また、運営会社も働きやすい適切な環境を保持するよう努めているので、企業側としても安心してリモートワークを導入できると言えるでしょう。 

まとめ

この記事ではリモートワークの概要や導入時のポイントについて解説してきました。

リモートワークとテレワーク、双方ともによく使われる言葉ですが、これらはほとんど同じ意味です。ただし、テレワークには内閣府が出した「ICTを活用し、場所や時間を有効に活用できる柔軟な働き方のこと」という公式な定義がある点は覚えておきましょう。

この定義によれば、リモートワークも同じく、場所や時間を選ばない柔軟な働き方を意味します。そんなリモートワークを導入すれば、コスト削減・業務の効率化・ワークライフバランスの充実といったさまざまなメリットを享受できるでしょう。優秀な従業員を確保するためにも、リモートワークが可能な業種では積極的に導入していくことをおすすめします。

一方、リモートワーク導入時には、この記事でご紹介したように重要なポイントがあります。リモートワークをスムーズに導入するためにも、参考にしてみてください。特に、働く環境と設備機器について、やり方によっては大きなコスト負担が生まれることもあります。什器やネットワーク環境など、ビジネスに必要な環境が整ったシェアオフィスを活用するなど、上手にリモートワークを導入しましょう。

リモートワークにもVENTURE MAFIA

私たちANDSPACEが運営するシェアオフィス「VENTURE MAFIA」は、リモートワークにも適しています。立地はビジネスの最前線『五反田』なので、地方企業が首都圏人材のリモートワークスペースを確保したい場合にも最適です。

コワーキングスペースから完全個室までさまざまなタイプのオフィスを用意しているため、各企業の実現したいリモートワークスタイルに合わせてご利用いただけます。インターネット環境や複合機も備わっており、情報セキュリティ対策にも万全を期していることもポイントです。

また、商談ブースやミーティングスペース、執務スペース完備なので、リモートワークでありながら通常のオフィスと変わらない環境で働くことが可能です。法人登記や郵便物の受け取りも可能なので、完全リモートワーク時の本社機能オフィスとしてもご利用いただけます。

内見も随時受け付けておりますので、首都圏・都心にリモートワークスペースを検討している方は、ぜひ1度ご連絡ください。