テレワークが捗る環境とは？おすすめのワークスペースやシェアオフィスの活用方法をご紹介！
2022年7月19日
Covid-19の流行や働き方改革、BCP対策の一環として一般的な働き方となりつつあるテレワーク。オフィス分散や固定費の削減、社員の満足度向上などの観点からメリットのある働き方ですが、企業はテレワークの実施のために様々な準備をしなければなりません。
社員にとって働きやすいテレワーク環境を整えるには、どのような施策が必要なのでしょうか？
本記事ではテレワークの定義から、テレワークに必要な環境、また、おすすめのテレワークスペースについて紹介します。
目次
テレワークとは
テレワークとはICT（情報通信技術）を活用して、オフィス以外の場所で働くことを言います。日本国内では2000年台から普及し始め、2020年のCovid-19の流行により、テレワークを実施する企業が急激に増加し始めました。
似たような意味の言葉で「リモートワーク」という言葉がありますが、こちらは定義上、ICTを活用するという意味はないため、”ICTの活用”といった点で違いがあります。
しかし、一般的には両者に意味の違いや使い方の区別がされていない場合がほとんどです。
テレワークの分類
テレワークの定義は、上記で説明した通り、ICTを活用してオフィス以外の場所で働くことを指しますが、その働き方はさらに細かく分類することができます。
在宅勤務
昨今、さまざまな企業が取り入れているテレワーク施策の一つが在宅勤務です。自宅を仕事場としてりようするスタイルで、企業側が作業スペースを提供する必要がないため、比較的導入のハードルが低いです。
本社とのやりとりは主にパソコンや電話など利用し、近年ではチャットツールやWeb会議システムの普及によってさらに自宅での仕事がやりやすくなっています。
また、企業側も必要に応じて勤怠管理システムを導入することで、社員の働きぶりをチェックできるため、比較的容易に在宅勤務を制度化することができるでしょう。
モバイルワーク
モバイルワークは、定義的にはリモートワークと近く、営業先やカフェなどの施設でパソコンや電話を利用して働くスタイルのことで、在宅勤務よりさらに自由度の高いものとなります。
古くから営業職は出先からオフィスへの移動時間が長い場合、近くのカフェなどを利用してきていましたが、昨今は職種に関わらず実施されています。
サテライトオフィス
自社で本社とは別に社員が利用できるスペースを用意するものがサテライトオフィスと呼ばれるものです
通勤負担の軽減や、移動時間の短縮につながるだけでなく、シェアオフィスなどの共同利用オフィスを活用することにより社外のコミュニティの拡大にもつながり、生産性や効率の向上にもつながる施策の一つと言えるでしょう。
サテライトオフィスの定義や利用方法については以下の記事で詳しく説明しています。
サテライトオフィスとは？企業の活用方法や開設に適した物件の条件をご紹介
テレワークに最適な環境とは
テレワークは働き方改革、BCP対策の一環として導入しやすい反面、適した環境を社員に提供することが難しい場合もあります。
テレワークに最適な環境を理解することで、社員からの不満が出ないよう対策する必要があります。
以下の章ではテレワークに最適な環境とはどのようなものかを紹介します。
十分な設備が整備されているか
テレワークを適切に行うためには、本社などのオフィスと同等の設備を整える必要があります。
具体的には下記の項目について確認・整備するようにしましょう。
・Wi-Fi、電話回線などの通信環境
・デスク・チェアなどのオフィス什器は揃っているか
・PCやモニターが用意されているか
・Web会議、電話会議に適したスペースが用意されているか
設備面は業務の生産性に必要不可欠な要素なので、テレワーク実施の前に入念に確認し、必要な条件が全て揃っているワークスペースを選ぶようにしましょう。
業務に必要なスペースが確保されているか
テレワークをする際のワークスペースとして、狭く、電話会議やWeb会議のためのスペースが確保されていない執務空間だと、長時間集中して仕事をすることは難しいでしょう。
このような業務に必要なスペースの確保というのは社員の働き方に対する満足度に直結するものであり、生産性や効率性の観点からも非常に重要な視点であると言えます。
特に下記のポイントについては、十分に確認するようにしましょう。
・デスク幅は十分なスペースが確保されているか。
・パーソナルスペースを維持できる座席の配置がなされているか。
・電話会議やWeb会議に適したスペースが用意されているか。
・窓が設置されているか。
・圧迫感のない天井高になっているか。
業務スペースは実際に目にしてみないと体感できないものです。実際にテレワークを実施しようとしているワークスペースに訪れて確認するようにしましょう。
業務に集中しやすい環境が用意されているか
オフィスは仕事に集中しやすい環境が整えられているといえます。それは周囲の人が、同じく仕事をしているという状況によるものも大きいでしょう。例えば図書館やカフェなどの公共・大衆の施設を利用していると、会話を楽しんでいる人、食事を楽しんでいる人が周りにいることで業務に集中できないといったことが起こりうるでしょう。
また、そのようなオープンなスペースの場合セキュリティリスクを気にして、業務に集中できないといったことが起こる場合もあるでしょう。
周囲の環境は自分の力では変え難いものなので、利用する前にどのような環境が用意されているかを確認する必要があります。
テレワークの利用に適したスペース
これまでテレワークを実施するワークスペースにはどのような要素が必要になるかを解説しました。では実際に、テレワークに適した施設とはどのようなものがあるかをみていきましょう。
シェアオフィス
シェアオフィスは一つのオフィスに複数の法人や個人が入居し、一部のスペースを専有しながら、一部のスペースを共同で利用するオフィスのことです。
シェアオフィスのほとんどはオフィス什器があらかじめ用意されており、入居者の共同利用スペースとして会議室や電話ブースが用意されているため、業務に集中しやすい仕組みが多く施されています。
また、さまざまな業種・職種の人が同じ施設を利用するため、別のコミュニティとのコミュケーションが活発になり、施設側もそのコミュニケーションを促進するような取り組みを行っているケースも多くなっています。
【メリット】
・オフィス什器が用意されているため、テレワーク実施までのハードルが低い。
・初期費用を抑えることができる。
・会議室や電話ブースなどの業務に適した快適なスペースが用意されている。
・他業種／他職種の人とのコミュニケーションをとることができる。
・複数の拠点を利用することができる場合がある。
【デメリット】
・情報セキュリティ面を自分で変更することができない。
・施設選定までの時間が必要になる。
・まとまった期間での利用が必要となる。
シェアオフィスの詳しい解説については以下の記事で紹介しています。
カフェ
最近はカフェで仕事をする人を見かける機会も多くなったのではないでしょうか？全国各地に通信設備の整ったカフェがあるため、気軽に仕事ができるほか、飲食を行うこともできるため、仕事とリフレッシュの両方の側面を持っている施設だといえるでしょう。
【メリット】
・自宅から通いやすい場所や出先から近い場所など、全国さまざまな場所で仕事をすることができる。
・飲食が可能なため、リフレッシュすることも可能。
・比較的安価で利用することができる。
【デメリット】
・周りの雑音が気になることがある。
・ネット環境が整っていない場合がある。
・利用するたびにその都度飲食代を支払う必要がある。
・セキュリティリスクがある。
貸しスペース
貸し会議室やホテルの一時利用など、貸しスペースをテレワーク用のワークスペースとして貸し出している施設も都内近郊をメインに数多くあります。電源や通信設備が整っているほか、プライベートな空間として利用できるため、セキュリティ面の心配は少ないでしょう。
【メリット】
・個人で一つのスペースを利用できるため、業務に集中しやすい環境を用意できる。
・セキュリティ面での心配が少ない。
【デメリット】
・利用料金が高い場合が多い。
・利用できる施設数が少ない。
シェアオフィスを活用して快適なテレワーク環境を整えませんか？
※記事のまとめと VM の PR
これまでテレワークとはどのようなものなのか、また、テレワークを実施する際に気をつけるべきこと、それに適した施設について紹介してきました。
近年急激に普及し始めたテレワークは、いまや採用活動においても重要な観点の一つとなっています。１週間のうち数日はテレワークが可能といった条件で求人を出すことで、育児・介護と仕事の両立に悩んでいる方に対しての訴求力を高める効果もありますし、現在働いている社員の満足度を向上させる効果も非常に大きなものとなっています。
その他の働き方改革への施策や、福利厚生と比べて導入のハードルが低いものの、適切なワークスペースを企業側が提供できないと、却って社員からは反発が生まれてしまう危険性もあります。
導入前にテレワークを実施する理由を再考し、どのような施設が自社にとって最適かを考える必要があるでしょう。
VENTURE MAFIAではテレワークの導入を支援するために、業務に集中しやすい環境を提供しています。
オフィス什器をあらかじめご用意していることはもちろん、会議室・電話ブースも複数ご用意しております。
また、主要なビジネスエリアへ高アクセスなJR「五反田」駅から徒歩5分圏内に2つの拠点を運営しているため、サテライトオフィスとしての利用ができることに加え、個人事業主やフリーランスの方のメイン拠点としても利用できる施設となっています。
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