タッチダウンオフィスとは？活用方法や期待できる効果を紹介！

社会情勢の変化に伴い、近年、リモート勤務者の急速な増加に合わせた、新しいオフィススタイルであるタッチダウンオフィスが注目を集めています。

本記事では、タッチダウンオフィスについて詳しく解説を行い、活用方法や期待できる効果について紹介していきましょう。

タッチダウンオフィスとは？

テレワーカーや出張者が、自分の席以外で書類整理やパソコン作業ができるスペースをタッチダウンオフィスといいます。

作業の効率化に有効な、または作業の実行に必要な通信機器や電源などの設備が配置され、短期間で効率的に作業を進めるのに最適です。タッチダウンオフィスを利用すれば、ファミレスやカフェなどを利用するよりも更に集中して作業に従事できます。

タッチダウンオフィスは商業地区などの利便性の高い立地に設けられているのが一般的で、出張者やテレワーカーなどが立ち寄りやすいのもメリットです。

タッチダウンオフィスを導入すれば、社員が社外でのアイドルタイムを有効活用でき、企業全体の業務効率向上にも繋がっていきます。

通勤時間などの大幅な削減も期待できるので、遠方から出社している社員にとっては嬉しいワーキングスペースです。

タッチダウンオフィスを利用するメリット

企業でタッチダウンオフィスを活用すれば、社員がアイドルタイムを有効活用して作業効率を向上させることができます。

ではタッチダウンオフィスを利用するメリットとして、他にはどのような点が挙げられるのでしょうか。ここからは、タッチダウンオフィスを利用するメリットについて詳しく解説をしていきます。

オフィスの開設までのスピードが早い

社内でしか作業ができない場合、具体的には外出先・客先など、会社から離れた場所ではすぐに業務作業に取り掛かれません。

インターネットや電源、Wi-Fi設備などが整ったコワーキングスペースやカフェなどを探すのにもひと手間かかってしまいます。結果として、仕事がしやすい環境を整えている臨時オフィスを探すことに多くの時間を費やし、肝心の作業が進まないケースが見受けられます。

しかし、タッチダウンオフィスを各所に設ければ、移動時間や作業可能なスペースを探す手間なども省くことができ、浮いた時間を作業にあてることも可能です。

オフィス開設までのスピードが早くなり、作業効率が向上するのもタッチダウンオフィスのメリットです。また、作業環境を探すストレスや手間暇なども軽減できるので、精神的にもゆとりを持って作業ができて作業効率も向上することでしょう。

通勤時間の削減につながるため生産性が向上する

社外の各所にタッチダウンオフィスが設置されれば、遠方から通勤している社員なども自宅近くで仕事ができるため、通勤時間を削減できます。

今まで通勤にかかっていた時間も、作業に充てられれば、作業効率も上昇するでしょう。タッチダウンオフィスを利用すれば、帰宅の時間も削減できて、不必要な労力もカットされるうえ、浮いた時間を作業に充てることも可能です。

また、電車などで遠方から通勤している社員などは、通勤ラッシュなどのストレスからも解放されるのもタッチダウンオフィスのメリットといえます。

通勤のストレスから解放されて近くのオフィスで勤務できれば、社員の定着率アップや、身体的負担の軽減などが期待できます。

社内外のコミュニケーションを活性化させる

2022年現在、新型コロナウィルスの影響もあり、テレワークなどのリモート勤務の増加に伴って、社員の社内社外両領域におけるコミュニケーション不足が問題になっています。

しかし、タッチダウンオフィスは部署などに関係なく社員全員が簡単に出入りできるので、普段は接点のない部署の社員との交流の場にもなるのです。さまざまな部署の社員が同じスペースで働くことで、社員同士の社内外の円滑なコミュニケーションが促進されるのもタッチダウンオフィスのメリットといえます。

違う部署同士のコミュニケーションが活性化されることで、業務に関する新しい発見などが生まれ、業務効率の向上にも繋がっていきます。

そして、さまざまな分野・業種間のコミュニケーションが促進されることで、お互いの価値観や知見などを共有できるのもメリットといえます。

業務効率が向上する

タッチダウンオフィスはさまざまな場所に設置されているので、その日の業務内容や予定に合わせて勤務場所を選択できます。状況次第で働く場所を変更できれば、会社以外でも仕事をすることができるため、移動時間が短縮でき、仕事に取り組む時間も必然的に増えて、業務効率向上効果を得られるでしょう。

タッチダウンオフィスを利用すれば、働く場所も状況次第で変化して気分転換になり、作業効率も向上します。

毎日同じ場所で同じ仕事を続ければ、毎日全く変化がない仕事に飽きが生じてしまってルーティーンワークへと変貌してしまいます。業務効率が低下するかも知れません。一方でタッチダウンオフィスを利用すれば、一時的にでも働く場所が変わって気分を一新できます。気分が一新できれば集中力も向上し、それに伴って業務効率も改善するので、タッチダウンオフィスは有効的な選択肢といえます。

スペースを多目的に有効活用できる

仕事以外の多目的な用途に有効活用できるのも、タッチダウンオフィスのメリットです。少人数での打ち合わせや休憩場所として利用したり、社員同士のコミュニケーションを計る場所としても利用できます。またタッチダウンオフィスには自動販売機なども設置されているので、気軽に利用できるのもメリットです。

社内にタッチダウンオフィスを設置する場合には、できるだけ多くの人が利用できるように部署間の通路付近や、社内出入り口などに設置するのがおすすめといえます。

感染症対策として効果的

感染症対策として効果を発揮するのも、タッチダウンオフィスのメリットの1つです。社外の数ヵ所にタッチダウンオフィスを設置すれば、会社に出勤しなくても別のオフィスでの勤務が可能になり、分散勤務化されていきます。分散勤務が促進されることで、社員の直接的な接触回数が減少して、感染症対策としての効果を発揮していくのです。

最初からタッチダウンオフィスを効率的に利用することで、未然の感染症予防にも繋がり、感染症の流行による業務停止を未然に回避できるのもメリットといえます。

気分転換になる

前項でも解説したように、タッチダウンオフィスを利用すれば気分転換になるのもメリットの1つです。いつも同じオフィスに出勤して同じ仕事をこなしていれば、作業に飽きてしまいモチベーションも下がってしまいます。勿論万人に当てはまるわけではありませんが、一方で、タッチダウンオフィスを活用していつもと違う場所で作業すれば、気分転換になって仕事へのモチベーションも向上していくのです。

在宅勤務などでも気分転換にはなりますが、自宅には家族がいるので業務に集中できないケースも多く見受けられます。タッチダウンオフィスを利用すれば、いつもと違う集中できる環境で仕事ができるので、自宅とは違う気分転換になります。

タッチダウンオフィスを活用するためのポイント

タッチダウンオフィスは、社員間のコミュニケーションや作業効率向上を促進できる有効なワーキングスペースです。では実際に活用していくためには、どのようなポイントに注意すればいいのでしょうか。ここからは、タッチダウンオフィスを活用するためのポイントについて詳しく解説をしていきます。

シェアオフィスやコワーキングスペースを活用する

自社占有のタッチダウンオフィスを開設するためには、作業に必要な設備や什器、ネット環境を整えなければならないので、多くの費用がかかってしまいます。できるだけ費用を抑えた形でタッチダウンオフィスを活用したい場合には、シェアオフィスやコワーキングスペースを活用するのもおすすめです。シェアオフィスやコワーキングスペースのほとんどが、タッチダウンオフィス同様に駅の近くに設置されているので、簡単に利用できます。

また、シェアオフィスやコワーキングスペースには、作業に必要な設備や電源、Wi-Fiなどのインターネット環境も整っているので、効率的な利用が可能です。

適切な什器や備品を用意する

タッチダウンオフィスでは、仕事ができる十分なスペースを確保しているので、そのスペースを考慮して適切な什器や備品を用意することも重要です。例えば仕事に必要な、電源コンセントやWi-Fiなどのインターネット環境などは仕事をする上で欠かすことはできません。それでもスペースが余れば、コピー機やプリンターなどの付属機器、自動販売機などを設置することで快適なオフィスを作ることができます。

前述で解説した什器以外にも、取り組む業務次第で必要になる部品も異なるので、その都度必要な物を検討していくことが重要です。

適切な家具を用意する

タッチダウンオフィスを有効活用するためにも、適切な家具を探しましょう。長時間のパソコン作業などで、集中力を要する場合にはスタンダードな椅子とデスクを用意すべきです。一方で休憩やコミュニケーション促進のために利用する場合には、カウンター式の立ったままでも作業できる椅子やデスクがおすすめです。

ミーティングや簡単な打ち合わせなどに利用する場合には、複数人でも同時に利用できる椅子や大きめのテーブルを用意しましょう。

利用方法を社員に通知する

どれだけ便利なタッチダウンオフィスを設置しても、誰も知らないままでは無駄になってしまいます。一人でも多くの社員に有効活用してもらうためにも、場所や利用方法などを社員に通知するのも重要です。社内の利用者を一人でも増やし、いつでも社員が利用できるように利用時間の制限などの細かいルール設定などは行わず、利用しやすい雰囲気作りを徹底しましょう。

タッチダウンオフィス導入時の注意点

タッチダウンオフィスは、社員が場所を選ばずに働くことができる有効的なスペースなので、社員が利用すれば限られた時間を有効活用できます。しかし実際に導入して、最大限の効果を得るためにはいくつかの注意点を考慮しなければいけません。ではタッチダウンオフィス導入時の注意点について詳しく解説をしていきます。

導入コストが利用方法に見合うかどうかも確認する

社外にタッチダウンオフィスを設置する際には、当然ながら物件の敷金礼金や毎月の家賃、備品代などの経費がかかってしまいます。その後もさまざまな費用がかかってしまうのが現状です。それらのコストを事前に考慮した上で、十分な費用対効果が得られるか考えておくのも重要といえます。

利用しやすい立地かどうか確認する

タッチダウンオフィスは、社外のさまざまな場所に設置していくオフィスなので、社員が実際に利用しやすい立地かどうかを検討することも重要です。例えば駅の近くのアクセスの良い場所や、社員が度々訪問する客先のエリアの近辺なども推奨できます。

また、社内にタッチダウンオフィスを設置する場合には、さまざまな部署の人が共通して通過する場所に設置することで、全部署の社員が利用しやすいオフィスが作られるのです。さらに今まで全く利用していなかった場所でも、タッチダウンオフィスとして検討することで有効活用できる場合もあります。

結論として、社員の人数や利用頻度を考慮しながら利用しやすい立地かどうかを検討することが重要です。逆に社員が使いにくい場所に開設したり、社内でも人通りの少ない場所などに設置してしまうと、十分な費用対効果を得ることができないので注意しましょう。

セキュリティ対策を厳重にする

タッチダウンオフィスは部署の垣根を超えて、多くの人が働く共有スペースです。したがって、タッチダウンオフィスを社外に設置すればセキュリティリスクが必然的に発生します。例えば席を離れたほんの少しの間に貴重な情報を盗まれたり、会議の音声が漏れて情報漏洩に繋がる危険性も懸念事項です。

このような観点からも、タッチダウンオフィスを設置する際には、セキュリティに関するさまざまな対策を厳重にしておくことが重要といえます。また、十分なセキュリティ対策を検討するばかりでなく、席を離れる時にはパソコンを持ち歩くなどの細かな心遣いも、セキュリティ面で重要です

タッチダウンオフィスを活用して生産性と社員満足度を向上させよう

現在は企業を取り巻く労働環境の変化に伴い、労働者の働き方も大きく変化してきました。会社に出勤しなくても、効率的な働き方を可能にしたリモート勤務も一般的に普及しています。そして、今後さらなるインターネット環境の進化が予測され、その動きに伴ってますますリモート勤務の需要は増えていくでしょう。

このようなリモート勤務の需要の増加に伴い、タッチダウンオフィスを活用すれば本記事で紹介してきたように、社員の生産性を向上させることができます。そしてタッチダウンオフィスは、会社内の円滑なコミュニケーションツールとしても存分に活用することが可能です。タッチダウンオフィスは通勤などの手間も省くことができ、社員満足度の向上も期待できますので、ぜひ一度お試しください。