シェアオフィスのセキュリティは大丈夫？確認すべきポイントを紹介
2022年2月21日
シェアオフィスの利用を検討されている方の中で、立地や価格だけを検討材料にして希望物件を探している方はいませんか？他企業とスペースを共有しているシェアオフィスにおいて、セキュリティレベルは重要な要素です。割安な反面セキュリティの甘いシェアオフィスに入居してしまっては安心して仕事をすることもできません。
せっかく利用するなら、賃料が割安というメリットを活かしつつ、セキュリティ面でも安心できるレンタルオフィスを利用するべきです。
この記事ではシェアオフィスを検討する上で、チェックするべきセキュリティ項目を一覧で解説します。
目次
シェアオフィスのセキュリティは大丈夫？
オフィスのセキュリティは大きく「空間セキュリティ」と「情報セキュリティ」に分類することができます。
「空間セキュリティ」とは言い換えれば物理的なセキュリティのことで、具体的には人の動線から生じるセキュリティ危機から守るためのものを言います。
「情報セキュリティ」は文字通り、通信設備やシステムへのアクセス制限などのことで、情報漏洩を防ぎ、会社の情報資産を守るためのものを言います。
シェアオフィスの空間セキュリティ
シェアオフィスの入居を検討する際には以下のような「空間セキュリティ」が施されているか、必ずチェックするようにしましょう。
機械警備
機械警備とはシェアオフィスの運営者ではなく、ビルそのものの所有者が設置していることが多い、センサーによる警備システムのことです。いくら不審者や部外者の侵入を防ぐためとはいえ、24時間建物に警備員を配置することは、多くの場合現実的ではありません。
そこで、警備員の巡回の代わりを担っているのが機械警備なのです。警備員を配置する代わりに、建物にセンサーを設置し、そのセンサーが異常を検知すると、警備会社のセンターにに警報が届き、該当の建物に警備員が急行する仕組みとなっています。
センサーには様々な種類があり、人の動きを検知する空間センサーやドアや窓の開閉状態を知らせるマグネットセンサーなどが「空間セキュリティ」の代表的なものになります。
ゾーニング
ゾーニングは特にシェアオフィスでは重要とされる「空間セキュリティ」の要素の一つで、エリアごとに入室できるレベルを設定することで、人の動線をある程度固定するといったものです。
多くのシェアオフィスでは個室に加えて、ラウンジスペースやコワーキングスペース、施設によっては待合室などを設置しています。これらは来訪者が使用できるエリア、入居者が利用できるエリア、またその中でも契約の形態によって入居可否があるエリアを区別することで、セキュリティ危機を防ぐといった目的があります。
一般のオフィス以上に人の出入りが多いシェアオフィスにおいてゾーニングは非常に重要な要素なのです。
防犯カメラ
現在では一般的なオフィスに加え、個人の住宅にも設置されるようになった防犯カメラですが、シェアオフィスでももちろん重要なセキュリティ要素の一つです。
さまざまな企業が入居するのがシェアオフィスなので、トラブル防止や抑止力のためにも防犯カメラの有無は確認が必要です。近年では数ヶ月分の録画データがクラウド上に保存できる防犯カメラを設置しているシェアオフィスもあるので、導入している機器についても確認すると良いかもしれません。
入退室管理/スマートロック
シェアオフィスの運営者向けのサービスではありますが、オフィスの入退室を管理するシステムも入居者にとってセキュリティ危機を回避するものになっています。
何度も言っているようにシェアオフィスは一般の賃貸オフィスに比べて人々の往来が激しい特徴があります。そのため、オフィスを訪れた方の入退室時間を管理することがシェアオフィス運営者のためにも、入居者のためにもトラブルやセキュリティ危機を防ぐ手段となるのです。
多くのシェアオフィスでは防犯カメラだけでなく、スマートロックによって入退室を管理しています。
スマートロックは鍵としての役割を果たすだけでなく、正確に入退室時間を記録しすることができるのです。
また、スマートロックは一つの鍵毎に入室できるエリアの権限を設定できるため、ゾーニングにおいても重要な役割を果たしているのです。
シェアオフィスの情報セキュリティ
「空間セキュリティ」とは違い、目には見えにくい「情報セキュリティ」の項目も忘れずにチェックしましょう。機密情報や個人情報の漏洩を防ぐために大切です。
通信回線
多くのシェアオフィスでは固定電話回線以外の通信回線は他企業と共同で利用していることがほとんどです。
通信速度については気にかける方が多いですが、それだけでなく、外部からの情報を盗られてしまう危険性についても留意しましょう。
運営者が適切なセキュリティ機器を設置しているか、回線業者は安全な業者を利用しているかなどを入居前に確認することがお勧めです。
また、同一回線上での情報セキュリティ設定についても気をつける必要があります。
同一Wi-Fiを利用している場合、設定の仕方によって共同のフォルダが利用できたり、ファイルを共有できたりするメリットはありますが、他企業とそのようなやり取りをするケースはそう多くはありません。
施設運営者側で適切な設定がなされているかも併せて確認しましょう。
サーバー
ここまでに解説した項目に問題がなければ、そのシェアオフィスのセキュリティ対策は問題ありません。
運営者の利用しているサーバーについてが可能な限り確認しておきましょう。
利用者の顧客データや決済履歴などが適切に管理されているか、どのような外部サービスを利用しているかについては規約に記載されているケースもあるので、事前に確認するのが良いでしょう。
セキュリティ対策が万全のシェアオフィスを利用しましょう
シェアオフィスは、多くの企業が共同で利用するスペースやサービスがあるため、一般のオフィス以上にセキュリティレベルが高いことがほとんどです。
しかし、入居前に確認を怠ってしまうと、思わぬ落とし穴があるかもしれません。
解説した項目を参考にセキュリティレベルの高いシェアオフィスをうまく活用してください。
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