シェアオフィスのルール&マナー!トラブルを防ぐ注意点

シェアオフィスで働く人

シェアオフィスを利用する際、守らねばならないルールやマナーがあります。

シェアオフィスを利用している人、利用を検討している人は、どんなルールがあるのか、トラブルになることもあるのか、など気にかかることでしょう。

この記事では、シェアオフィスを利用する際のルールやマナー、トラブルを防ぐための注意点などを説明します。

これを読めば、シェアオフィスを安心して利用できます。

シェアオフィスの利用でルール・マナーを守る必要性

「シェアする」とは「専有できない」という意味です。利用者は、シェアオフィスは個人の所有物ではないことを確認してください。

シェアされたオフィスの使用には、当然制限がでてきます。全体の調和を保つために、シェアオフィスにはルールが設けられます。

その際に、自分にとって不都合なことが出てきて当然です。また、ルールとして決められていなくても、守るべきマナーもあります。制限のある中で、シェアオフィスを最大限に活用することが大切です。

そして、オフィスを共有している人と仲良くし、運営スタッフにも気を遣ってください。

シェアオフィスで守るべきルール

シェアオフィスのルールを説明している人

あらかじめ、シェアオフィス運営会社で決められているルールを確認してください。これは最低限のルールとして厳守しなければなりません。

施設によって多少ルールは違いますが、よくあるルールの例をあげて説明します。

借りていない部屋へ勝手に入らないようにしてください。室内は火気厳禁で、室内および施設周囲は禁煙のこともあります。

建物の外観や室内の装飾を勝手に変更してはいけません。共用物を破損したら、場合によっては利用者が弁償することになります。

その他、いろいろなルールがありますが、厳守が必要です。

シェアオフィスでの基本マナー

シェアオフィスのマナーを説明している人

シェアオフィスのルールとして文面化されていなくても、最低限守るべきマナーがあります。

一般社会でのマナーと同じように守るべき内容です。

挨拶をする

受付やシェアオフィス共用者に挨拶してください。挨拶は社会人として不可欠のマナーです。

騒音を立てない

大音響を立てたり、大声を出して騒がないようにしましょう。とりわけ、自社の企業秘密を大声で口にしてはいけません。

また、騒音ではありませんが、キーボードの打刻音に気をつけ、あまり音をたてずに打つようにしましょう。

共有スペースを散らかさない

共有スペースにゴミを放置しないようにしましょう。消しゴムのカスは捨て、マジックのインクが付いたら消してください。

飲み物の水滴も拭き取りましょう。それから、共用スペースに私物や資料を広げて、スペースを独占しないように気をつけてください。

共用物品を正しく使う

電気器具を使った後は、長いコードは、きれいにまとめ、元の位置に戻してください。使用したホワイトボードは消しておくのは常識です。

それから、共用物を独占しないように注意が要ります。

個人情報をのぞき見しない

他人のPC画面をのぞき見しないように気をつけてください。机上に置いてある資料も同様です。

また、のぞき見を防ぐため、席を外す時には、PC画面をロックした方が良いでしょう。

匂いや香りのきついものは避ける

香水や制汗スプレーの匂いなどで、きついものは避けましょう。それから、食べ物の匂いにも注意が必要です。

カレーやラーメンのニオイはかなり遠方まで広がります。

シェアオフィスで起こりうるトラブル

シェアオフィス

シェアオフィスを利用する際、起こりうるトラブルの例を3つ挙げます。

1)隣の人から「話し声がうるさい」と言われた

シェアオフィスは共用の場なので、ある程度の話し声は仕方ないのですが、度を越した大声はルール違反です。

身に覚えがあれば、謝罪して、以後も気をつけましょう。

2)喫煙スペースでないところでタバコを吸ってしまった

禁煙のルールがあるなら、厳守しないといけません。タバコのにおいを嫌う人は多いですから、最低限のマナーとして気をつけましょう。

3)取引先の情報が漏れた

共用の場で、秘密情報が漏れてしまうことはありえます。漏れないようにするために、大事な電話は電話ブースでするとか、PCから離れる時にはロックをかけるとか、管理を徹底してください。

まとめ

シェアオフィスは、個人の所有物ではないので、全体の調和を保つため、ルールやマナーがあります。ルールやマナーを守りながら、他の利用者やスタッフと仲良くし、シェアオフィスをうまく利用してください。

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