オフィスの固定費削減に効果的な施策とは?5つの施策をご紹介

オフィスの固定費削減に効果的な5つのアイデア

オフィスにおける6大経費とは?

オフィスの固定費を削減するには、オフィスでかかっている経費を知ることが大切です。主な経費6つとその詳しい内容についてご紹介します。

オフィス賃料は最も大きなオフィス固定費

オフィスの固定費の中で最も金額が多いのはオフィス賃料です。一般的には売上総利益の10〜20%程度がオフィス賃料の平均額だと言われています。

また、オフィス賃貸契約時にかかる敷金や礼金も大きな負担です。物件によって差はありますが、敷金は賃料の6〜12か月分に設定されています。

一度に多額の費用がかかるレイアウトコスト

オフィスにかかる経費の中で一時的に大きな金額が必要になるのは、オフィスのレイアウトコストです。具体的には以下のようなものが含まれます。

  • デザイン費
  • 内装工事費
  • 回線工事費
  • その他諸経費

デザイン費や内装工事費は依頼する会社やデザインの内容、使用するオフィスの広さなどの状況による変動が大きい費用です。

費用の相場は、デザイン費が20〜50万円程度、内装工事費は1坪10〜30万円程度です。内装工事費は高価な材質のものを使うと高額になります。

また、電話やネットワーク回線などの回線工事も必要で、相場は2〜5万円です。回線の引き込みやレイアウトに合わせた配線を行います。

それ以外にかかる諸経費には以下のようなものがあります。

  • 廃棄物の処理費
  • 退去する物件の原状回復費
  • 引越費(引越業者費、梱包資材費)

諸経費も、オフィスの規模が大きくなるとコストが高額になるのが特徴です。

ビジネスには必須なITコスト

ビジネスにおいて、IT関連機器は必要不可欠なものです。ITコストには次のようなものがあります。

  • パソコンやタブレット、スマートフォンなどのハードウェアにかかる費用
  • セキュリティソフトやオフィスソフトなどのソフトウェアにかかる費用
  • ネットワークにかかる費用
  • サービスの運営に必要なシステムにかかる費用

一般社団法人日本情報システム・ユーザー協会の「企業IT動向調査報告書2015」によると、ITコストは売上高の約1%にもなります。

出典:企業IT動向調査報告書 2015

ハードウェアやソフトウェアは定期的に新しいものへの更新が必要です。変更の際には一時的に大きなコストが必要になります。ネットワークやシステムにかかる費用は、使い続ける限り毎月定額が必要です。

水道光熱費などのエネルギーコスト

家庭と同様、オフィスでも水道料金や光熱費がかかります。オフィスにかかるエネルギーコストの中でも、大きな割合を占めるのが電気代です。

オフィスの電気代の内訳としては以下のようなものがあります。

  • 空調……約48%
  • 照明……約24%
  • OA機器……約16%
  • その他……約12%

出典:資源エネルギー庁推計

空調、照明、OA機器を合わせると約88%にもなります。これらを少しずつでも削減することが経費の削減につながります。

複合機などのオフィス用品費

オフィス用品には次のようなものがあります。

  • コピー機、印刷機
  • 複合機
  • ファックス
  • 固定電話

これらを購入すると、消耗品代やメンテナンス代も必要になります。さらに、製品の寿命によるトラブルのリスクがあるため、定期的に購入し直す必要もあります。

日々の業務で消費する消耗品コスト

消耗品には以下のようなものがあります。

  • コピー機やプリンターのインク、用紙
  • ボールペンなどの事務用品
  • トイレットペーパーや電球などの日用品

消耗品は1つずつのコストは小さいですが、使用量が多いものや頻繁な購入が必要なものが多く、コスト削減の際は見直しが必要になる項目です。

経費効率を高める5つの経費削減案

オフィスの経費削減をする際は、先にご紹介した固定費を削減することが大切です。固定費を削減する方法をご紹介します。

シェアオフィスを活用して賃料を削減する

固定費の削減には、経費の中でも大きな金額を占めているオフィス賃料の削減が重要です。オフィス賃料を削減するためには、現状の業務の状態とオフィスのサイズが適しているかを検討します。

テレワークや在宅勤務で同時に出社する人数が減っていたり、ペーパーレスなどのデジタル化で従来必要だった書類管理スペースが不要になっている可能性があります。オフィスの移転などを含め、賃料を下げられないか考えると良いでしょう。

オフィス賃料を下げる方法を考える際に利用を検討したいのがシェアオフィスです。シェアオフィスとは、オフィス空間や設備を他の利用者とシェアする貸しオフィスのことです。形態はさまざまで、自由にデスクを選べるフリーアドレス方式や専用スペースを確保できるもの、個室や会議室が用意されている場合もあります。

シェアオフィスを利用することで、設備や備品を揃えることなく作業場所を確保できます。また、敷金・礼金は通常のオフィスより少額である場合が多く、低コストでオフィスを構えられます。

さらに、レイアウトコストはほとんど不要で大きな固定費の削減につながるうえ、契約をしてからの工事期間がありません。すぐにオフィスとして使えるため、工事期間の賃料が発生しないこともメリットです。

ラウンジやドリンクサービスなどを利用できるシェアオフィスも多いです。現在、福利厚生としてドリンクサービスを利用している場合は、固定費の削減につながります。

ITコストはリース・レンタルを活用する

IT機器はリースやレンタルをすることで、購入のための初期費用が抑えられ、コストを下げられる可能性があります。

IT機器は定期的に新しい機種が発表されます。対応ソフトやセキュリティの面で最新機器を利用したいシーンも多いです。しかし、新たに購入するとなると、コストがかかるため実現できないこともあるでしょう。リースやレンタルであれば、常に最新機種を使うことも可能です。

また、急な台数の増減にも対応しやすいのがメリットです。一時的に大量のパソコンが必要になった場合や人員の削減によりパソコンの余剰が出てしまった場合でも、リースやレンタルであれば状況に合わせて台数を調整でき、IT機器の無駄がありません。

さらに、レンタルでは納品時に必要なアプリをインストールしたり、故障時に代替品を使用できるサービスもあります。常に使いやすい状態のIT機器を必要数に合わせて用意できるのがメリットです。

エネルギーコストがかからないオフィスを探してみよう

水道光熱費はライフラインでもあるため削減しにくいように感じますが、オフィスのあり方を見直すことでエネルギーコストが削減できることもあります。エネルギーコスト、特に電気代を下げる方法には以下のようなものがあります。

  • 電力会社の切り替え
  • エアコンの定期的な清掃と利用状況に合わせた設定
  • 断熱性の高いオフィスにする
  • 自然光を利用し、省エネ照明器具に変更する

電力自由化によって電力会社を選べるようになりました。自社の電力の使用方法に合った電力会社に変更することで、エネルギーコストを下げられる場合があります。

また、エアコンを定期的に清掃することで効率良く部屋の温度を管理することが可能です。専門業者に依頼し、徹底的な清掃を定期的に行うと良いでしょう。エアコンの利用時間を制限したり、適切な温度設定も大切です。

さらに、断熱性を高めることでエアコンが効きやすい環境を作れます。窓に断熱効果のあるスクリーンやフィルムを貼ったり、サンシェードを活用するのも効果的です。

照明のエネルギーコストを下げるためには、間引き消灯などの小さな積み重ねとともに、自然光を利用することや省エネ照明器具に変更することも効果があります。

これらの方法は、オフィスの状況によってはできない場合もあります。例えば、自然光を取り入れにくい立地である場合や、全館共通のエアコンを利用しているため個別に温度設定やオンオフができない場合などです。オフィスを探す段階で「エネルギーコストがかからないオフィス」といった観点で物件を見ることも大切です。

消耗品は共用備品があるオフィスを選ぼう

消耗品はまとめ買いすることでコスト削減が見込めます。一度に多くの消耗品を購入するためには、共用備品として管理をすると良いでしょう。

部署ごとに消耗品を管理・購入すると必要になる数は少ないです。オフィス全体で一括管理することで、一度に多くの消耗品をまとめ買いできるので価格を下げられます。さらに、他部署にはあるのに新しく購入するといった無駄が省けるのもメリットです。

オフィス用品は中古品の購入や什器付きのオフィスを選ぶ

オフィス用品の中には、機器の寿命が長くて中古でもトラブルなく使い続けられるものがあります。

  • ビジネスフォン
  • モノクロコピー機

中古価格は新品の半分以下になることも多く、特に数多く必要になるビジネスフォンは中古での購入がおすすめです。

また、内装付きオフィスや居抜きオフィスとも呼ばれる什器付きのオフィスを選ぶと、固定費を削減できます。削減できるのは次のようなものです。

  • 内装費
  • デスクやパーティション、キャビネットなどの什器類にかかる費用
  • 退去時の原状回復にかかる費用

内装費や什器類の費用が不要なだけでなく、退去時に原状回復をしなくても良い場合もあり、大きなメリットでしょう。シェアオフィスと同様に、賃貸契約後すぐにオフィスとして利用でき、内装工事期間の賃料も不要です。

シェアオフィスなら五反田「VENTURE MAFIA」

近年シェアオフィスが増え、選び方がわからないといった声も聞きます。オフィスの固定費を削減するためにシェアオフィスを利用するなら、次のようなポイントに注意して選んでみましょう。

  • 賃料や初期費用
  • 設備や機器の充実
  • オプションの充実

コスト削減に直結する賃料や契約時の初期費用は必ず確認しましょう。賃料はコワーキングスペースと個室でも差があり、料金相場はコワーキングスペースで月額5,000〜3万円程度、個室の場合は2万6,000〜6万4,000円程度でエリアによって差があります。

また、初期費用として敷金が賃料の1〜3か月分かかります。礼金は0〜1か月分で、その他手数料としてネームプレート代や鍵の交換費用がかかる場合があります。

設備や機器が充実していないとオプションの追加や機器の購入が必要です。コピー機などのオフィス用品だけでなく、高速Wi-Fiなどが完備されておりストレスなく業務を進められるかどうかのチェックが必要です。

オプションが充実していると、シェアオフィスの中で完結することが多くなります。外部のサービスを新たに契約するよりも低コストで利用できるでしょう。

シェアオフィス五反田「VENTURE MAFIA」は、上記のポイントにマッチしたオフィスです。バーチャルオフィスやコワーキングスペースだけでなく、複数名で利用できる個室も用意があります。3名様個室が11万円からです。初期費用は1か月分で、利用料金には部屋以外にも以下のものが含まれています。

  • デスク・椅子
  • 水道光熱費
  • インターネット利用料(高速無線)
  • 共用スペース利用、無料のカフェ
  • 住所利用、郵便物受け取りサービス
  • 商談スペース

インターネット回線は各フロアごとのAPで安心して利用できます。

また、オプションや設備、サービスとして会議室は6名様が30分500円で利用でき、平日の日中は受付対応も可能です。五反田駅から徒歩3〜4分と立地も良いので、取引先との利用にも向いています。

設備も充実しており、複合機が1枚10円から利用可能で、個室の空調は個別に管理でき、快適に就業できる環境を提供しています。

清掃サービスは共用部分だけでなく個室でも利用できるので、オフィスを気持ち良く使えるのもメリットです。

VENTURE MAFIAの資料ダウンロードはこちら

五反田「VENTURE MAFIA」は、木材を使用したぬくもりある空間に、スタイリッシュなオフィス家具の洗練された雰囲気を感じられるシェアオフィスです。内覧予約や問い合わせにも随時対応していますが、まずはこちらから資料をダウンロードしてください。

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