オフィス移転に係る費用は?コスト削減方法や注意点を紹介!

オフィスの移転は住居の移転以上に費用がかかるものです。移転にかかる費用は毎月支払っているオフィス賃料と違って1~3ヶ月で大きな金額がかかるため、キャッシュフローをかなり圧迫してしまいます。そのため、どこに大きく費用がかかるかを理解してコスト削減を目指すことが大切です。
今回の記事では、オフィスの移転費用の内訳と削減可能な項目について解説していきます。

オフィス移転費用の相場は?

オフィス移転費用の相場は、人数をベースに考えると1名あたりおよそ20〜50万円程度、オフィスの広さをベースに考えると1坪あたり30〜50万円だとも言われています。しかしこれらは入るオフィスの広さや階数、立地などの様々な要素によって大きく変動するため、実際にかかる費用の内訳を知らないとおおよその金額さえ把握することが難しいものなのです。

オフィス移転費用の内訳

オフィス移転の際には、大きく分けて3つの費用がかかります。「旧オフィスの退去にかかる費用」「新オフィスの契約にかかる費用」「新オフィスの内装にかかる費用」に分けることができ、それらはさらに細かい項目に分類することができます。各項目の内容とおおよその金額を把握することでコスト削減につながるでしょう。

旧オフィスの退去にかかる費用

新しいオフィスへの移転にかかる費用として最初に考えなくてはいけないのは、現在のオフィスの退去にかかる費用です。また、一般的な賃貸オフィスの場合、退去の3~6ヶ月前に貸主に対して退去通知を出さなくてはいけないため、前もって退去の準備とその費用を確保しておく必要があります。

それでは実際に退去にかかる費用にはどのようなものがあるのかを紹介します。

|引越し費用

オフィスを移転する場合は、新規開業と違い、旧オフィスで使用していた什器やOA機器を新オフィスでも使うことがほとんどですので、それらを移転先の新オフィスに運ぶ必要があります。OA機器などの精密機械が多いこと、書類などの紙類が多いことから、一般的な家庭の引越しとは異なるため、オフィス移転を専門にしている業者への相談をするのが良いでしょう。オフィス専門の業者はやや割高で社員一人当たり3~5万円と言われています。

|廃棄費用

引越し費用の削減にもつながるため、オフィス移転を機に使わなくなったOA機器や什器類を廃棄するのも良いでしょう。使用状態や使用年数によっては中古買取業者の買取対象となる可能性もあるため、査定を依頼するのもコスト削減の手段になるでしょう。

完全に廃棄をするものについては廃棄費用がかかります。これらは数量とそれぞれの大きさによって廃棄費用が異なるため、試算が難しいのですが、引越し業者によっては引き取ってくれる場合もあるので、相談してみても良いでしょう。

|原状回復費用

原状回復費用とは、退去する旧オフィスを貸主に引き渡す際に、入居時に事前に定められた状態に戻す工事にかかる費用を言います。入居の契約時点で、退去時にどの程度の状態まで戻す必要があるかを定めるため、入居時にある程度費用感などを想定したうえで、貸主との交渉を進めておくことが必要です。

原状回復を行う工事は貸主の指定業者への発注となるケースがほとんどです。入居時の内部造作の程度によって費用は変動しますが、おおよそ5〜20万円/坪程度見込んでおく必要があるでしょう。

新オフィスの契約にかかる費用

新オフィスの契約締結に際し、様々な費用がかかります。オフィス移転費用の中で最も様々な項目があるのが、この新オフィスの契約に関する費用です。そのため事前に項目をきちんと把握することで、移転資金を滞りなく準備することができるのです。

|登記住所変更費用

オフィスの移転に伴い、登記住所の変更を届け出る必要があります。登記住所を変更する場合、自分で必要書類を作成し、法務局へ提出する方法と、司法書士へ依頼する方法があります。

自分で書類を作成する場合、専門的な知識が必要になるため、登記の経験がない方には少しハードルが高いでしょう。また、書類作成のための時間もかかります。ただ移転後に時間の余裕がある場合は費用を抑えるために自分で作成するのも良いでしょう。

司法書士に依頼する場合、書類作成の代行費用がかかりますが、司法書士は登記の専門家なので、安心して提出資料の作成から登記の申請までの一連を依頼することができます。

司法書士への登記住所代行の依頼の相場は4~6万円ほどで、数回のやり取りが必要になるものの、手続きを全て任せることができます。移転のタイミングでなかなか時間が取れない方や、できるだけ手間をかけずに住所変更の申請をしたい方にはおすすめの方法です。

また、登記住所の変更を法務局に提出する際は、自分で申請する場合も司法書士に依頼する場合のどちらを選択しても登録免許税の支払いが必要になります。登録免許税額は一律で以下の金額となっています。

<登記住所変更の際に支払う登録免許税>

移転前の本店所在地と移転後の本店所在地の管轄法務局が同じ場合:30,000円
移転前の本店所在地と移転後の本店所在地の管轄法務局が異なる場合:60,000円

|敷金

移転先の新オフィスの契約締結時に支払う費用の代表的なものとして敷金があります。敷金は預け金の性質を持っているもので、賃料支払いの遅滞などが無い場合は、退去時に基本的に全額が返金されます。ですが、契約書に「償却○ヶ月」と記載されている場合は、記載されている期間分の金額は返却時に控除されるので注意が必要です。

また、退去時に原状回復のための費用を請求された場合は預けている敷金の中から相殺する場合もあるので、契約時に確認する必要があるでしょう。

敷金は、賃料の○ヶ月分という形で支払う場合が多く、一般的には賃料の3ヶ月、6ヶ月、10ヶ月、12ヶ月分を提示される場合が多いでしょう。

|礼金

礼金は敷金と同様に賃貸契約締結時に支払う費用の代表的なものですが、こちらは敷金とは性質が違い、退去時にも返却されることはありません。物件や貸主によって設定している礼金の金額は様々ですが、こちらも賃料の◯ヶ月分と設定されていることがほとんどでしょう。一般的には賃料の1〜3ヶ月分程度請求されることが多いです。

また、大手のデベロッパー所有の物件などでは礼金が必要ない場合もあるほか、礼金については契約時の交渉によって減額することができる場合が多いでしょう。

|保証会社利用料

設立から間もない法人や財務状況が芳しくない法人の場合や、敷金減額の条件として貸主から保証会社の利用を求められる場合があります。保証会社とは、家賃の滞納発生時に借主に代わって賃料を保証する貸主へのメリットが大きいサービスになります。

保証会社利用料の相場は賃料○ヶ月分や賃料の○%といった形で提示されることが多いです。また、多くの場合、貸主が保証会社の選定を行うため、賃貸契約の締結前に確認する必要があるでしょう。

|仲介手数料

移転先のオフィスを探す場合、多くの人は賃貸仲介会社またはそれに準ずるサービスを利用することになると思います。基本的には貸主が自らテナントを募集することはなく、テナント募集の窓口を広げるため複数または専属の仲介会社へ物件情報を開示し、テナント候補者を紹介してもらうという仕組みになっていることがほとんどです。

移転希望者はそれらの仲介会社が持っている物件情報の中から希望の物件を選んで、貸主と賃貸借契約を締結するのですが、その際に仲介を担当した不動産仲介会社に仲介手数料を支払うケースがあります。

仲介手数料は賃料の1ヶ月分が一般的でしたが、近年では借主からの仲介手数料を無料にしている不動産会社も多くなっています。ですが、まだまだ不動産仲介会社を通じて移転先物件を探す場合は仲介手数料が必要になるのが一般的でしょう。

|火災保険料

賃貸オフィスの火災保険は、賃貸借契約の締結時に貸主(不動産管理会社)を通じて加入を促されます。オフィスの火災保険の場合は不動産管理会社が代理店として機能している場合もあるので、自分で交渉自体はしなくて済むケースも多いです。

火災保険料は補償内容によって大きく変動しますがおよそ10~15万円/年程度は見込んでおく必要があるでしょう。

新オフィスの内装にかかる費用

オフィス移転の費用の中で一番大きな費用がかかる可能性があるのが新オフィスの内装にかかる費用です。退去にかかる費用や契約にかかる費用と違い、自社のオフィスをどの程度カスタマイズするかによって大きく変動するため、正しく金額を理解する必要があります。

|設計費用

オフィスの内装を決める際にまず必要になるのは設計費用です。オフィスの設計と工事は同じ会社に依頼することが多いですが、依頼したい設計事務所やデザイナーが工事会社以外にいる場合は分けて依頼することも可能です。

設計と施工を分けることは、設計事務所と施工会社の双方のコントロールを自社で行うため、手間がかかるうえ、コストアップに繋がる可能性があります。

オフィスの設計費用単体で考えると30〜60万円程度ですが、ここにさらに通信設備や電気・空調計画の設計が上乗せされるケースがあります。

|内装工事費用

居抜きオフィスをそのまま使う場合を除いて、ほとんどの場合でオフィスの内装工事が必要になります。オフィスの内装工事の中で借主が費用を負担する工事は2種類あり、下記のような違いがあります。

B工事:借り主側の要望により、オーナーの権限で行う工事。建物全体に関わる部分。
C工事:テナント内部の工事など、借り主側が発注して行う工事。

B工事は空調設備や防水設備、分電盤など建物全体にかかわる工事のことです。B工事は、借主が貸主に対して工事の要望を出し、貸主が工事業者の選定や工事の発注を行うものの、費用負担は借主となります。

オフィスの専有部分に備えつけられている設備に関する工事ではあるものの、建物全体に関わりがあると判断される場合は、B工事となり、オーナー側の責任で工事を行うということです。

しかし、工事区画はオフィスの専有部内であるため、費用の負担は借り主側になるのです。

C工事はオフィスの内部の工事で、間仕切りの設置やクロスの張り替え、通信設備の配線工事、照明関連の工事などが含まれます。

C工事はB工事とは異なり、工事業者の選定から発注まで全て借主の責任において行うもので、基本的にはこちらが先述した原状回復の対象となることが多いです。。

近年ではオフィスに機能性だけでなく、デザイン性を求める企業も増えているため、グレードによって金額が大きく変動しますので、どこまでこだわるかを工事前にデザインのすり合わせを入念に行う必要があるでしょう。

|什器購入費用

内装の工事が完了しても、デスクや椅子、場合によってはキャビネットや金庫などの什器がなければ業務を開始することができません。

特にオフィスチェアは金額の幅が大きく、いわゆる高級オフィスチェアと言われるものですと1脚あたりの定価が20万円を超えるものもあるため、オフィス什器にかける予算を慎重に考慮しながら調達する必要があります。

一般的なオフィス什器で全て揃える場合、社員一人当たり10~20万円程度の予算を確保する必要があるでしょう。

オフィス移転費用のシミュレーション

社員数30名の会社が20坪のオフィスから同サイズの賃料30,000円/坪のオフィスへ移転する場合

引越し費用                         1,500,000円
廃棄費用200,000円
原状回復費用3,000,000円
登記住所変更費用110,000円
敷金3,600,000円
礼金600,000円
保証会社利用料150,000円
仲介手数料600,000円
火災保険料100,000円
内装工事費用(設計込み)6,000,000円
什器備品購入費用3,000,000円
移転費用合計18,860,000円

オフィスの移転費用を節約するには?

オフィスの移転にはとても大きな金額が必要になることがお分かりいただけたかと思います。ですが、それぞれの項目ごとにコスト削減のコツやポイントがあるので、この章では、特に金額のインパクトが大きいものに関して紹介します。

|物件グレード

オフィス物件のグレードそのものは移転費用の削減に大きく関連します。敷金や礼金、仲介手数料などは月額の賃料によって左右されるため、坪単価の安い物件を賃貸することでそれらを低く抑えることができます。

また、物件のグレードを下げることで、入居の競争率も下がるケースが多いので、敷金・礼金の交渉を有利に進めることができる可能性があるほか、内装の工事についても自由度が高くなる傾向があります。

工事区分の分別は明確に決まっていないため、本来であればB工事に指定されるような工事内容でも、貸主負担のA工事に変更してもらうような交渉が進めやすくなるといったメリットがあるでしょう。

|什器

先述の通り、オフィス什器はメーカー、グレード、流通経路などによって価格の変動が大きいため、こちらもコスト削減のインパクトが大きくなりやすいです。

例えば同じメーカーの同じ商品でも、自分たちで調達するのではなく、内装工事を担当してくれた工事会社を通して発注してもらうと、1商品あたりの単価が下がるケースがあります。

また、場合によっては内装の工事会社にデスクなどを造作してもらうことで、市販の什器と比べてかなり安くオフィス什器を揃えることが可能になります。

近年ではオフィス什器のリース業者も増加傾向にあるため、リース契約・レンタル契約を活用することで、初期費用としての支出を抑えることも可能です。

|居抜き物件

居抜き物件とは、前借主が利用していた造作や設備、場合によっては什器などがついたままの物件のことを言います。前借主の内装をそのまま引き継ぐことができるため、内装の工事費を大幅に削減することができます。

しかし、前借主の内装をそのまま引き継ぐため、レイアウトの自由度が下がってしまいます。自社向けにレイアウト変更の工事をするとかえって高額になってしまう可能性もあるため注意が必要です。

また、退去の際は原状回復工事が必要になるケースもあるため、退去時にどの状態まで戻す必要があるのか、契約前に条件の確認・交渉をする必要があるでしょう。

|フリーレント

フリーレントとは、一定期間賃料が無料になる契約形態です。貸主との交渉によって契約開始日から一定期間賃料が無料になり、無料期間の終了後から通常通り賃料の支払いが始まるため、内装工事や退去時の原状回復工事のタイミングに旧オフィスと新オフィスの賃料を二重で支払う必要がなくなります。

貸主にとっては賃料自体の減額と比べてフリーレントの方が検討しやすいケースも多いので、初期コストを抑える手段としては非常に効果的です。

シェアオフィスへの移転ならコストを抑えて移転ができる!?

これまでオフィス移転時にかかる費用の詳細とそのコスト削減方法について紹介してきましたが、オフィス移転を考える際に最もコスト削減できる方法の一つが、シェアオフィスへの入居です。

シェアオフィスはその特性上、共用部が充実しており、執務スペース以外にも使用できるスペースが多いため、実質的な坪単価も低く抑えることができます。

では実際に弊社の運営するVENTURE MAFIAへ移転すると移転費用はどの程度になるか見てみましょう。

|敷金・礼金

VENTURE MAFIAでは預かり金としての敷金は頂戴しておりません。しかし、ご契約に際し施設への入会金を頂戴しております。

入会金は賃料の1ヶ月分で、ご契約の期間によって割引がございますので、初期費用をさらに抑えたいというお客様はご相談くださいませ。

また、礼金についても同様にVENTURE MAFIAでは頂戴しておりません。

|保証会社利用料

VENTURE MAFIAをご利用のお客様には保証会社をご利用いただく必要はございません。
賃料のお支払いにご利用いただくクレジットカードの審査結果をもって弊社としての余震審査とさせていただいております。

|仲介手数料

弊社HPから直接お問い合わせいただいたお客様については弊社からの仲介手数料はご請求しておりません。仲介会社様をご利用の上、弊社にお問合せいただいたお客様についてはご利用の仲介会社様への仲介手数料が発生する場合がございます。

|火災保険料

VENTURE MAFIAではビル全体で火災保険に加入しております。専有部内のご入居者様のお荷物やOA機器などに火災保険を掛けたい場合に限り、お客様ご自身で個別にご契約いただく必要がございます。

|内装工事費用

VENTURE MAFIAはさまざまなお客様のワークスタイルに合わせた個室をあらかじめご用意しておりますので、ご入居の際にあらためて内装の工事を施していただく必要はございません。

また、執務スペース外の共用部に応接スペースや会議室、テレフォンブースを設置していますので、執務スペースを広々とご利用いただくことができます。

|什器購入費用

VENTURE MAFIAではあらかじめ弊社が選定したオフィス什器を備え付けております。オフィスチェアの追加も容易にできる上、備え付け什器以外に必要な什器についてもご自由にお持ち込みいただくことが可能です。

|VENTURE MAFIA移転時の初期費用

VENTURE MAFIAへ移転する場合、旧オフィスの退去にかかる費用を除くと、

入会金(賃料1ヶ月分)

初月賃料(賃料1ヶ月分)

のみで業務を開始することができます。そのため、移転コストを大幅に削減することができる他、内装工事を施す必要がないため、二重で賃料を支払う必要もありません。

まとめ

今回の記事では、オフィス移転時にかかるコストを列挙し、それぞれの概算と節約方法について紹介しました。移転コストは金額が大きくなるので、シェアオフィスやレンタルオフィスを利用して賢くオフィスの移転を進めましょう。

以下の記事でオフィス移転のスケジュールに関しても紹介してるので、ご覧ください。

オフィス移転のタイムスケジュール | 時期別にやるべきことを紹介

VENTURE MAFIA 西五反田ホームページ

VENTURE MAFIA 東五反田ホームページ

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